Saklama ve İmha Politikası

Bu Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Pollspotter Reklam Yazılım Medya Pazarlama Ticaret Anonim Şirketi (“Şirket”) tarafından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili diğer mevzuatlar kapsamında işlenen kişisel verilerin; 

Saklanma sürelerinin belirlenmesi, 

İmha (silme, yok etme veya anonim hale getirme) süreçlerinin düzenlenmesi, amacıyla oluşturulmuştur.
 

Bu Politika, Pollspotter sistemi üzerinden toplanan, işlenen ve saklanan tüm kişisel veriler için geçerlidir.

Bu Politika’da yer alan tanımlar KVKK ve ilgili düzenlemelerde yer alan tanımlarla uyumludur. 

Kanun:07.04.2016 tarih ve 29677 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,

Yönetmelik:28.10.2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğini,

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu,

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,

Periyodik İmha: Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini (KVKK m.7),

Anonim Hale Getirme:Kişisel verilerin kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini (KVKK m.3 ve 7),

Kayıt Ortamı:Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,

Saklama Süresi:Kişisel verilerin işleme amacına uygun olarak Şirket tarafından belirlenen süreleri (BK m.146),

 Silme:Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar tarafından erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini (KVKK m.7),

Yok Etme:Kişisel verilerin hiçbir şekilde geri getirilemeyecek biçimde fiziksel veya teknik yöntemlerle imha edilmesini,

Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası: “www.pollspotter.com” adresinden ulaşılabilen, Pollspotter’In elinde bulunan kişisel verilerin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politikayı,

ifade eder.

3.Ortamlar Ve Güvenlik Tedbirleri

3.1. Kişisel Verilerin Saklandığı Ortamlar

Pollspotter nezdinde saklanan kişisel veriler, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun bir kayıt ortamında tutulur.

Kişisel verilerin saklanması için kullanılan kayıt ortamları genel itibariyle aşağıda sayılanlardır. Ancak, bir kısım veriler sahip oldukları özel nitelikler ya da hukuki yükümlülüklerimiz nedeniyle burada gösterilen ortamlardan farklı bir ortamda tutulabilir. Pollspotter her halde veri sorumlusu sıfatıyla hareket etmekte ve kişisel verileri Kanun’a, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak işlemek ve korumaktadır.

a-)Matbu Ortamlar: Verilerin kâğıt ya da mikrofilmler üzerine basılarak tutulduğu ortamlardır.

b-)Yerel Dijital Ortamlar: Pollspotter bünyesinde yer alan sunucular, sabit ya da taşınabilir diskler, optik diskler gibi sair dijital ortamlardır.

c-)Bulut Ortamlar: Pollspotter bünyesinde yer almamakla birlikte, Pollspotter’ın kullanımında olan, şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır. 

3.2. Ortamların Güvenliğinin Sağlanması

Pollspotter’ın kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.

3.2.1. Teknik Tedbirler

Pollspotter, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:

• Kişisel verilerin tutulduğu ortamlarda yalnızca      teknolojik gelişmelere uygun güncel ve güvenli sistemler kullanılmaktadır.
• Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara yönelik      güvenlik sistemleri kullanılmaktadır.
• Bilişim sistemleri üzerindeki güvenlik      zafiyetlerinin tespitine yönelik güvenlik testleri ve araştırmaları      yapılmakta, yapılan test ve araştırmaların sonucunda tespit edilen mevcut      ya da muhtemel risk teşkil eden hususlar giderilmektedir.
• Kişisel verilerin tutulduğu ortamlara veriye      erişim kısıtlanarak yalnızca yetkili kişilerin, kişisel verinin saklanma      amacı ile sınırlı olarak bu verilere erişmesine izin verilmekte ve tüm      erişimler kayıt altına alınmaktadır.
• Pollspotter bünyesinde kişisel verilerin      tutulduğu ortamların güvenliğini sağlamak üzere yeterli teknik personel      bulundurmaktadır.

3.2.2. İdari Tedbirler

Pollspotter, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:

• Kişisel verilere erişimi olan tüm çalışanlarının      bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında      farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar      yapılmaktadır.
• Bilgi güvenliği, özel hayatın gizliliği ve      kişisel verilerin korunması alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli      aksiyonları almak üzere hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alınmaktadır.
• Kişisel verilerin teknik ya da hukuki      gereklilikler nedeniyle üçüncü kişilere aktarılması halinde ilgili üçüncü      kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla sözleşmeler imzalanmakta,      ilgili üçüncü kişilerin bu sözleşmelerdeki yükümlülüklerine uyması için      gerekli tüm özen gösterilmektedir.

3.2.3. Veri İhlali Durumunda Alınacak Tedbirler

Veri ihlali durumunda, Pollspotter aşağıdaki adımları uygular:

· İhlalin tespiti durumunda ilgili kişilere ve KVK Kurulu'na en kısa sürede bilgi verir (KVKK m.12).

· İhlal süreci analiz edilerek tekrarının önlenmesi için gerekli teknik ve idari önlemler alınır.

· İhlale ilişkin kayıtlar düzenli olarak tutulur ve saklanır.

3.2.4. Şirket İçi Denetim

Pollspotter, Kanun’un 12’nci maddesi uyarınca Kanun hükümlerinin ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası hükümlerinin uygulanmasına ilişkin şirket içi denetimler yapmaktadır.

Şirket içi denetimler sonucunda bu hükümlerin uygulanmasına ilişkin eksiklik ya da kusurların tespit edilmesi halinde bu eksiklik ya da kusurlar derhal giderilir.

Denetim sırasında ya da sair bir şekilde Pollspotter sorumluluğunda bulunan kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edildiğinin anlaşılması hâlinde, Pollspotter bu durumu Kanunun ön gördüğü en kısa süre içerisinde ilgilisine ve Kurula bildirir.

4.Kişisel Verilerin İmhası

4.1. Saklama ve İmha Nedenleri

4.1.1. Saklama Nedenleri

Pollspotter bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Verileri  Saklama ve İmha Politikamız uyarınca, aşağıda belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.Şirket, kişisel verileri yalnızca:

-Hukuki yükümlülükleri yerine getirmek,

-Sözleşmesel hak ve yükümlülüklerin ifası,

- Meşru menfaatlerin korunması,

-Kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

-Kanunlarda açıkça öngörmesi,

-Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

-Veri sahibinin açık rızası doğrultusunda işlemektedir.

Kişisel veriler, ilgili yasal süreler boyunca veya işleme amacı sona erene kadar saklanır. Süre sonunda periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

4.1.2. İmha Nedenleri

Pollspotter bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

4.2. İmha Yöntemleri

Pollspotter, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Kişisel veriler, saklama sürelerinin sona ermesi veya işleme amacının ortadan kalkması durumunda aşağıdaki yöntemlerle imha edilir:

Veri Ortamı: Elektronik   Ortam

Silme: Erişim   yetkilerinin iptali

Yok Etme: Üzerine   yazma/yazılım kullanımı

Anonimleştirme: Değer   Düzensizliği sağlama

Veri Ortamı: Fiziksel   Ortam (Kağıt vb.)

Silme:Karartma   (maskeleme)

Yok Etme: Kağıt   öğütücülerle imha

Anonimleştirme: Veriyi   genelleştirme

Veri Ortamı: Taşınabilir   Medya (USB, HDD)

Silme:Şifreleme   ve erişim kısıtlama

Yok Etme: Fiziksel   yok etme

Anonimleştirme: Veriyi   global kodlama

Veri Türü: Kimlik   ve İletişim Bilgileri

Saklama Süresi: 10   yıl(Borçlar Kanunu m.146.)

Veri Türü: Konum   Bilgisi

Saklama Süresi :6   ay veya bildirim amacı sona erene kadar

Veri Türü: Cihaz   ve Kullanım Bilgileri

Saklama Süresi: 6   ay (çerez politikası kapsamında)

Veri Türü: Anket   Cevapları

Saklama Süresi: 2   yıl (analiz ve raporlama amacıyla)( Analiz süreçlerine dayalı iç prosedür.)

Veri Türü: Görsel   ve İşitsel Veriler

Saklama Süresi: Üyelik   süresi boyunca, üyelik bitimini takiben 1 yıl

Veri Türü: İşlem   Güvenliği Bilgileri

Saklama Süresi:2   yıl (KVKK gereği güvenlik amaçlı log kayıtları)( 5651 Sayılı Kanun.)

Veri Türü: İşlem   Güvenliği Bilgileri

Saklama Süresi: 2   yıl (KVKK gereği güvenlik amaçlı log kayıtları)( 5651 Sayılı Kanun.)

Veri Türü: Pazarlama   Bilgileri

Saklama Süresi: 1   yıl veya açık rıza sona erene kadar

Veri Türü: Çerez   Verileri

Saklama Süresi: 6   ay (çerez politikası kapsamında)

Veri Türü: Üyelik   Bilgileri

Saklama Süresi: Üyelik   bitimini takiben 1 yıl

Veri Türü: Hukuki   Uyuşmazlık Verileri

Saklama Süresi: Yasal   süreler boyunca (ilgili mevzuata göre)

**Bu tablo, Pollspotter tarafından işlenen kişisel verilerin saklama sürelerini içermektedir.  Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre düzenlenmiş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması halinde, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.**

İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden Pollspotter’a başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

1. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı      ortadan kalkmışsa; Pollspotter talebe konu kişisel verileri talebi aldığı      günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha      yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. Pollspotter’ın      talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin      İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir.      Pollspotter her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.
    
2. Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı      ortadan kalkmamışsa, bu talep Pollspotter tarafından Kanunun 13’ncü      maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve      ret cevabı ilgili kişiye en geç 30 (otuz) gün içinde yazılı olarak ya da      elektronik ortamda bildirilir.

Şirket, 6 ayda bir periyodik olarak kişisel verilerin imha edilip edilmediğini kontrol eder ve gerekli imha işlemlerini gerçekleştirir.

4.5. İmha İşleminin Hukuka Uyguluğunun Denetimi

Pollspotter, gerek talep üzerine gerekse periyodik imha süreçlerinde re’sen gerçekleştirdiği imha işlemlerini Kanuna, sair mevzuata, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasına uygun olarak yapar.

Pollspotter, imha işlemlerinin bu düzenlemelere uygun olarak yapıldığını temin etmek amacıyla bir takım idari ve teknik tedbirler almaktadır.

4.5.1. Teknik Tedbirler

• Pollspotter, imha işlemlerinin yapıldığı yerin      güvenliğini sağlar.
• Pollspotter, imha işlemini yapan kişilerin erişim      kayıtlarını tutar.
• Pollspotter, imha işlemini yapacak yetkin ve      tecrübeli elemanlar istihdam eder ya da gerektiğinde yetkin üçüncü      kişilerden hizmet alır.

4.5.2. İdari Tedbirler

• Pollspotter, imha işlemini yapacak çalışanlarının      bilgi güvenliği, kişisel veriler ve özel hayatın gizliliği konularında      farkındalıklarının artırılması ve bilinçlendirilmesi için çalışmalar      yapar.
• Pollspotter, bilgi güvenliği, özel hayatın      gizliliği, kişisel verilerin korunması ve güvenli imha teknikleri      alanındaki gelişmeleri takip etmek ve gerekli aksiyonları almak üzere      hukuki ve teknik danışmanlık hizmeti alır.
• Pollspotter, teknik ya da hukuki gereklilikler      nedeniyle imha işlemini üçüncü kişilere yaptırdığı durumlarda ilgili      üçüncü kişilerle kişisel verilerin korunması amacıyla protokoller imzalar,      ilgili üçüncü kişilerin bu protokollerdeki yükümlülüklerine uyması için      gerekli tüm özeni gösterir.
• Pollspotter, imha işlemlerinin hukuka ve işbu      Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen şart ve      yükümlülüklere uygun olarak yapılıp yapılmadığını düzenli olarak denetler,      gereken aksiyonları alır.
• Pollspotter, kişisel verilerin silinmesi, yok      edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri      kayıt altına alır ve söz konusu kayıtları, diğer hukuki yükümlülükler      hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklar.

Veri Sorumlusu: Pollspotter, kişisel verilerin korunması ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur.

İlgili Kişiler: Şirket çalışanları, teknik personel ve ilgili departmanlar, Politika’ya uygun hareket etmekle yükümlüdür.

Denetim: Politika’nın uygulanması periyodik olarak denetlenir ve ihlaller tespit edilirse gerekli idari ve teknik önlemler alınır.

Bu Politika, yasal düzenlemelerdeki değişikliklere ve Şirket ihtiyaçlarına göre güncellenir. Güncel Politika metni Pollspotter web sitesi ve mobil uygulamasında yayımlanır.
 

Yürürlük Tarihi: 15/04/2025

İletişim Bilgileri: info@pollspotter.com